زمان تنها منبعی است که همه به نسبت مساوی ازش برخوردار هستیم، پس چطور ممکنه که ما وقتی برای انجام دادن کارهامون نداریم اما افراد موفق دارن و بدون اتلاف وقت به اهداف و خواسته‌هاشون میرسن؟
همه ما تجربه روزهایی رو داریم که به کندی سپری میشن و در حال انجام هیچ کاری هم نیستیم. به این زمان به اصطلاح “زمان تلف‌شده” گفته میشه در حالیکه اگه روزهامون رو مفید و با بهره‌وری بگذرونیم زمان به سرعت سپری شده و تا به خودمون بیایم می‌بینیم روز کاری به آخر رسیده.
روش‌های جلوگیری از اتلاف وقت
- برنامه‌ریزی و اولویت دهی
- لیست وظایف
- چند فعالیتی ممنوع
- حذف حواس پرت کن‌ها
- استفاده از تکنیک گوجه‌فرنگی
- ارزیابی فعالیت‌ها با استفاده از ردیاب زمانی
برنامه‌ریزی و اولویت دهی
زمانی‌که حجم زیادی کار برای انجام دادن داشته باشیم و ندونیم چطور باید برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنیم، در آخر روز هم فقط با حجم بالای کار انجام نشده روبه‌رو هستیم. در این حالت توصیه من استفاده از روش جعبه آیزنهاوره.
در این روش کارها به چهار دسته براساس اولویت تقسیم‌بندی میشن. کارهای موجود در دسته‌ی “غیرضروری و بی‌اهمیت” به سرعت از برنامه‌ها خارج و باعث میشه وقت و تمرکز بیشترمون رو برای کارهای موجود در 3 دسته دیگه صرف کنیم و بهره‌وری رو بالا ببریم.
اگه دوست داری بیشتر درباره این روش بدونی مقاله “چطوری با استفاده از جعبه آیزنهاور فعال‌تر باشیم؟“ رو در سایت منُ بولت ژورنالم مطالعه کن.
لیست وظایف
بعد از این‌که کارهایت رو در جعبه آیزنهاور دسته‌بندی کردی نوبت می‌رسه به استفاده از لیست وظایف.
وقتی کارهایی که باید انجام بشن رو توی لیست وظایف بنویسی احتمال این‌که وقت رو تلف کنی خیلی کم میشه چون با دیدن لیست کارهایت خودت رو موظف می‌دونی که بدون اتلاف وقت کارهایت رو هرچه سریع‌تر به سرانجام برسونی و تکمیل کنی.
برای تهیه انواع قالب‌های لیست وظایف و طراحی آماده می‌تونی از این لینک استفاده کنی.
چند فعالیتی ممنوع
یکی از بزرگ‌ترین اتلاف وقت کننده‌ها انجام چند فعالیت به‌صورت هم‌زمانه. البته هستن افرادی که توانایی انجام چندین کار رو در آن واحد دارن اما در بیشتر افراد فقط باعث سردرگمی و خستگی بیشتر میشه.
با انجام چند فعالیت به‌صورت هم‌زمان، فکر می‌کنیم کارها سریع‌تر پیش میرن اما در نهایت فقط باعث میشیم چندین کار نیمه انجام شده داشته باشیم و هیچ کدام رو به ثمر نرسونده باشیم.
این مشکل چندین راه‌حل داره:
یکی از روش‌های جلوگیری از چند فعالیتی پایبند ماندن به لیست وظایفه.
روش بعدی قانون 2 دقیقه‌ای است. به گفته‌ی جیمز کلیر اگه کاری رو در عرض 2 دقیقه می‌تونی انجام بدی، انجام بده و بذارش کنار.
روش دیگه‌ای که برگرفته از روش بالاست، اختصاص دادن 10 دقیقه به وظایفی است که در 10 دقیقه قابل انجام هستن. برای مثال دوش گرفتن، پاسخ به ایمیل و غیره.
حذف حواس پرت کن‌ها
حواس‌پرتی‌ها بزرگ‌ترین عامل چند فعالیتی و اتلاف وقت هستن. بزرگ‌ترین حواس‌پرتی در محل کار سایر همکاران هستن که ممکنه یا به‌صورت تلفنی یا حضوری برای گفتگو هر لحظه سر برسن و مانع بزرگی برای به سرانجام رسوندن کارهایت باشن.
دومین عامل حواس‌پرتی صداست و سومین صفحات اجتماعی و به‌طورکلی دنیای اینترنت.
برای جلوگیری از حواس‌پرتی راه‌های زیادی وجود داره مثل نصب نماد مزاحم نشوید، استفاده از هندزفری و هدفون، خاموش و روی حالت سکوت گذاشتن تلفن و غیره.
استفاده از تکنیک گوجه فرنگی
برای جلوگیری از تلف کردن وقت به هر وظیفه 25 دقیقه زمان برای انجام میدیم و بین هر 25 دقیقه برای 5 دقیقه استراحت می‌کنیم. روش گوجه فرنگی یکی از بهترین روش‌های مدیریت زمان به حساب میاد و باعث جلوگیری از انجام چندین فعالیتی هم میشه.
ارزیابی فعالیت‌ها با استفاده از ردیاب زمانی
ردیاب زمان کمک می‌کنه بفهمیم چه مقدار از وقت رو تلف کردیم و نتیجه رو بهبود ببخشیم. بیشتر فعالیت‌ها یه بازه زمانی دارن مثل درس خواندن برای امتحان‌ها. اگه به‌درستی وقت‌مون رو برنامه‌ریزی نکنیم ممکنه نتونیم تمام دروس رو به‌طور کامل مطالعه و امتحان رو به‌خوبی پشت سر بگزاریم.
یادت باشه که ما انسان‌ها ربات یا ماشین نیستیم و به استراحت نیاز داریم. برای بهره‌وری داشتن استراحت و انرژی دوباره گرفتن هم ضروریه و مدت زمانی که بهش اختصاص میدیم اتلاف وقت به حساب نمیاد. پس از همین امروز دست به کار شو و فعالیت‌هایت رو نظم بده و بهره‌وریت رو بالا ببر و در کنارش استراحت هم داشته باش و به اندازه کافی بخواب.
امیدوارم این پست رو دوست داشته باشی و با دیگران هم از طریق دکمه‌های پایین به اشتراک بزاری! اگه با خوندن این محتوا مطلب جدیدی یاد گرفتی، خیلی خوشحال میشم از طریق این لینک برای نوشتن پست‌های بهتر حمایتم کنی❤️
منُ بولت ژورنالم رو دنبال کن
منبع: اوکسافور
